Eventos 
Son actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivos y otras reuniones asimilables a estas (jornadas, conferencias, cursos, foros) convocadas por motivos profesionales y/o asociativos.

Que es organización de eventos?
Es el proceso en el cual se planea, organiza, ejecuta y evalúa  eventos como: congresos, ferias y convenciones, estableciendo  objetivos y finalidades entre el organizador oficial y el operador profesional de congresos, ferias  y convenciones (OPC).

Tipos de eventos

Operador profesional de congresos, ferias y convenciones
En Colombia la ley 300 de 1996 art 100 los define así "son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones, las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes  congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones similares en  sus etapas de gerencia miento, planeacion, promoción  realización, así como a la asesoría y/o producción de estos certámenes en forma total o parcial

Un organizador profesional de eventos debe ser 

1. Administrador
2. Coordinador
3. Líder 
4. Asesor
5. Creativo

El OPC debe tener en cuenta estos tres componentes para seleccionar el lugar sede del evento, las facilidades, el atractivo y la accesibilidad.

Facilidades

• alojamientos
• alimentos y bebidas
• diversión y recreación
• agencia de viajes
• rent a car
• capacitación y locaciones formación especializada
• servicios afines

Atractivo

• Natural
• Humano
• Artificial

Accesibilidad

• transportadores: terrestres, aéreos, marítimos, fluviales
• servicios especializados: aduanas, retenes, oficinas de información

estrategias para planear un evento

Plan de acción

• Fechas
• Estrategias
• Actividades
• Indicadores de gestión

Establecer preguntas para desarrollar un plan de acción de un evento por ejemplo

¿Qué se va hacer?

• tipo de evento
• nombre
• objetivo
• duración

¿Por qué se va hacer el evento?

¿Para quién se va hacer?

 Segmentación del público objetivo, personas naturales o jurídicas

Composición de los participantes

• niños
• acompañados
• delegados
• invitados especiales
• conferencias

Selección de la fecha

• clase de participantes
• objetivo de evento
• costos, temporadas, clima

¿Dónde se va hacer?

seleccion de ciudad sede

• Transporte
• Otros eventos
• Facilidades
• Capacidad económica
• Salones de reuniones
• Locación
• tipos y objetivos de la reunion
• atractivos turisticos
• hoteles
• localizacion geografica

¿Cómo se va hacer?

• Actividades
• Bebidas y comidas
• Recreación, deportes, turismo
• Facilidades

¿Cuánto va costar?

• Financiamiento
• Presupuesto
• Presupuesto general

Componentes de un presupuesto para el evento

Ingresos

• Presupuesto disponible
• Inscripción designada
• Patrocinio
• Lugares para exhibición
• Otros ingresos

Egresos

• Alojamiento
• Alquiler de sonido
• Alquiler salones de reunión
• Alimentos y bebidas
• Transporte
• Promoción y publicidad
• Honorarios

Liquidación

• Gastos de administración
• Arrendamiento
• Imprevistos
• Utilidad deseada

relacion costo - volumen - utilidad

elabora el analisis del efecto de la estructura de costos, precios, y volumenes de ventas en la utilidad.

1. Planificación de la utilidad
2. Elaboración de presupuesto
3. Calculo de punto de equilibrio

Volumen - costo - precio

 El análisis de Costo-Volumen-Utilidad es la examinación sistemática de las relaciones entre los precios de venta, ventas, volumen de producción, costos, gastos, y utilidades. Este análisis proporciona información muy útil para la toma de decisiones a la administración de una empresa. 

Determinar cuales son las variables que se van a manejar  en el presupuesto.

·      Costo fijo

·      Costo variable

·      Volumen

·      Costo semivariable

·      Margen de contribución

·      Punto de equilibrio

Costo fijo: Los costos fijos son aquellos costos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación, es decir, produzca o no produzca debe pagarlos.

Costos variables: el costo variable hace referencia a los costos de producción que varían dependiendo del nivel de producción. Un ejemplo claro de costo variable es la materia prima, puesto que entre más unidades se produzcan de un bien determinado, más materia prima se requiere

Costos semivariables: Son aquellos que tienden a fluctuar en proporción al volumen total de la producción, de venta de artículos o la prestación de un servicio, se incurren debido a la actividad de la empresa.

Margen de contribución: El margen de contribución es el la diferencia entre el precio de venta menos los costos variables. Es considerado también como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables, exceso que debe cubrir los costos fijos y la utilidad o ganancia.

Punto de equilibrio: Es el punto donde el total de ingresos por venta es igual al costo total. Esto quiere decir que en el Punto de Equilibrio no hay ganancia ni pérdida. 
Normalmente son costos fijos, gran porcentaje de los gastos de operación y un pequeño porcentaje de los gastos de fabricación. 

Tipologia de reuniones
son aquellas reuniones de naturaleza publica o privada, de tipo deliberativo y no deliberativo donde su comercialización y promoción puede ser nacional e internacional.

Panorama de la industria de las reuniones
La industria de reuniones se ha convertido en una fuente de ingresos, trabajo y prestigio relativamente. ya que las empresas han tomado esta medida para hacer publicidad y comercializar sus productos, ganando prestigio y posicionamiento en el mercado.

Los eventos que mas se realizan son:
 Empresariales 39.4%.
 Incentivos de viajes 5.1%.
 Convenciones y exhibiciones 55.5%

El mercado de eventos en Colombia
Las ciudades que que mas eventos organizan en Colombia son Bogota 52%, Cartagena 22%, Medellin 15%. La participación promedio esta en 250 personas, las temáticas mas comunes están entre medicina 30%, administración 16%, mercadeo 9% educación 5%.

El 48% de los eventos se realizaron en eventos de ciudad, el 16% en centros de convenciones, el 7% en clubes, el 4% en resorts y el 3% en otras locaciones.

La duracion promedio de los eventos es de 2.25 dias.

estrategias para tener éxito en la organización de eventos

organigrama en los operadores profesionales de congresos ferias y convenciones

Coordinación general

Se encarga de planear, coordinar, ejecutar y tomar decisiones, donde el coordinador general es el ejecutivo responsable de liderar el grupo.

Además son responsables de que el evento se ejecute de forma exitosa, 

Funciones:

Realización y desarrollo del evento

Política, reglamentos, programas y procedimientos

Coordinación de área

Presupuesto general y flujo de efectivo

Financiamiento donativo y patrocinio

Establecer una sede del evento

Supervisor de imagen

     Invitados y ponentes

Comité administrativo

El comité administrativo Se encarga de la toma de decisiones en la planificación y organización de un evento, además cumpliendo con las siguientes funciones,

Planificación y organización

Planificación general

Generar y ejecutarlos objetivos

Plan de contingencia

Establecer políticas, reglas y programas.

Coordinación de comercialización y difusión

La función de la coordinación de comercialización y difusión es definir las estrategias de mercadotecnia estableciendo la publicidad, promoción y difusión del evento, establecer la fuerza de ventas, definir la cuota de inscripción, diseñar e imprimir folletos promocionales, identificar y analizar los medios de comunicación  mas convenientes, organizar y supervisar las entrevistas de radio y televisión.

Estrategia publicitaria para un evento:

Herramientas para la campaña de difusión:

Radio, televisión, redes sociales

Calendarios

Carteles

Comunicados y boletines en periódicos

Correspondencia directa

Coordinación operativa

Sus funciones y objetivos están en hacer cumplir toda la parte operativa en la planificación, distribución y organización del evento. Estableciendo un centro de operaciones para la coordinación de las operaciones.

Funciones:

Sistema de transporte

La selección y colocación de materialesSeñalización

Logística en la colocación de los materiales

Seguridad y salud

Zonas de evacuación

Servicio de parqueadero

Plan de contingencia

Coordinación de relaciones públicas

Se encarga de diseñar y presentar la publicidad de la empresa o evento, para mostrar una imagen excelente frente a los asistentes o clientes. Por otra parte se encarga de hacer las invitaciones a los diferentes participantes ademas elaboración los gafetes. cartas de invitación y patrocinio, además hacer los agradecimientos a los patrocinadores y personas que apoyaron en el evento.

BIBLIOGRAFIA

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- HOYLE, Leonard; DORF, David; JONES, Thomas. Managing Conventions and Group Business. The Educational Institute of the American Hotel & Lodging industry.

- CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council Manual. 7th Edition 2004.

 - CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council International Manual. Ed. Tony Carey. 2005

- INSURANCE CONFERENCE PLANNERS. A Meeting Planner’s guide to Master Account Billing.

 - FALKNER, Diana; BERBEROGLU, Hrayr; SHAW, J. D. Convention and Banquet Management. Ryerson Polytechnical Institute. Toronto Canadá. 1988

- ONTARIO MINISTRY OF INDUSTRY AND TOURISM. The Business... Of Group Business. Canadian Goverment Office of Tourism. Otawwa.

 - FISHER, JOHN G. Como Organizar Convenciones y Congresos. 1ª. Edición, Editorial Gedisa. Barcelona 2001

- FLEITMAN, JACK. Eventos y Exposiciones una Organización exitosa. Editorial Mc Graw Hill. 1997

 - HESHUSIUS, Gloria; BLANCO, Edgar. Manual de Organización, Operación y Evaluación de Reuniones Profesionales. Tesis Universidad Externado de Colombia. Bogotá. 1984

 - ICCA Statistics 2006. www.iccaworld.com - The economic impact industry 2004. www.conventionindustry.org

- Tourism Highlights 2007. www.world-tourism.org